Datenschutz

Für Online-Meetings, Web-Seminare und sonstige Konferenzen über die Anwendung „Zoom“

Als verantwortliche Stelle gem. Art. 4 Abs. 1 Nr. 7 DSGVO möchten wir Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren; Datenschutzinformationen gem. Art. 13 DSGVO.

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonfe­renzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA (Kalifornien) hat.

Verantwortlicher

Verantwortlich für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings steht, ist die

Bremer Energie-Konsens GmbH

Am Wall 172/173

28195 Bremen

Hinweis: Die hier erläuterten Datenschutzinformationen gelten für die Nutzung der Anwendung Zoom – nicht für den Besuch der Webseite www.zoom.com. Für das weitere Verständnis dieser Erläuterungen ist dies wichtig, da für die Anwendung weit restriktivere Datenschutz-Vorgaben gelten als für die Nutzung der Webseite.

Welche Daten werden verarbeitet?

Der Umfang der für die Nutzung der Anwendung erforderlichen Daten hängt davon, ab welche Daten Sie vor bzw. bei der Teil­nahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten werden in der Regel verarbeitet: Angaben zum/zur Benutzer*in: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Ge­räte-/Hardware-Informationen

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnum­mer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden. Text-, Audio-und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet.

Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“­-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen, um den „Meeting-Raum“ zu betreten.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Zoom“, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mittei­len und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Auf­zeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“- App angezeigt.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinarteilnehmer*innen verarbeiten.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer*in registriert sind, dann können Berichte über Onli­ne-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ ge­speichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung für Beschäftigte ist § 26 BDSG. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ Daten nicht für die Datenverarbeitung erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrund­lage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der ef­fektiven Durchführung von Online-Meetings in Zeiten des Verbots von Versammlungen. Für andere Teilnehmende an „Online-Meetings“ ist – soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden – Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit.f).

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhal­te aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig ge­rade dazu dienen, um Informationen mit Kund*innen, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind. Weitere Empfänger: Die „Zoom Video Communication Inc.“ erhält notwendiger­weise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungs­vertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist. Eine Kenntnis von Inhalten, also Bild- und Tonmaterial, welches über die Anwendung geteilt wird, erhält der Anbieter nicht.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA, d.h. einem Drittland (außerhalb des Geltungsbereichs der DSGVO) erbracht wird. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag ge­schlossen, der den Anfor­derungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch die „Privacy Shield“­Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., gewährleistet.

Datenschutzbeauftragter

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, können Sie sich direkt an unseren Beauftragten für den Datenschutz wenden:

Thorsten Brendel
ViCoTec IT-Sicherheit & Datenschutz GmbH & Co. KG
August-Wilhelm-Kühnholz-Str. 5
26135 Oldenburg
datenschutz@vicotec.de

Ihre Rechte als Betroffene*r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Per­son sind, für die Sie sich ausgeben. Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutz­rechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fas­sung finden Sie stets auf dieser Internetseite.